SUPPLY CHAIN MANAGEMENT

(Manajemen Pasok Barang )

Persaingan bisnis yang ketat di era globalisasi ini menuntut perusahaan untuk menyusun kembali strategi dan taktik bisnisnya sehari-hari. Jika dilihat secara mendalam, inti dari persaingan perusahaan terletak pada bagaimana sebuah perusahaan mengimplementasikan proses penciptaan produk atau jasa secara lebih murah, lebih baik dan lebih cepat (cheaper, better, faster) dibandingkan dengan kompetitornya. Namun, banyak perusahaan yang sudah tidak mungkin lagi menerapkan dan mengimplementasikan resource-nya, sehingga salah satu caranya adalah dengan membuat strategi manajemen rantai pasok (Supply Chain Management).

Pengertian Manajemen Rantai Pasok

Manajemen rantai pasok (supply-chain management) adalah pengintegrasian aktivitas pengadaan bahan dan pelayanan, pengubahan menjadi barang setengah jadi dan produk akhir, serta pengiriman ke pelanggan. Tujuannya adalah untuk membangun sebuah rantai pemasok yang memusatkan perhatian untuk memaksimalkan nilai bagi pelanggan.

Menurut Heizer and Render, kunci bagi manajemen rantai pasok yang efektif adalah menjadikan para pemasok sebagai “mitra” dalam strategi perusahaan untuk memenuhi pasar yang selalu berubah.

Sistem ini merupakan hubungan keterkaitan antara aliran material maupun jasa, aliran uang (return/ recycle) dan aliran informasi mulai dari pemasok, produsen, distributor, gudang, pengecer sampai ke pelanggan akhir (upstream ↔ downstream).

Sedangkan yang dimaksud dengan Supply Chain atau rantai persediaan itu sendiri adalah suatu sistem tempat organisasi menyalurkan barang produksi dan jasanya kepada para pelanggannya. Rantai ini merupakan jaring yang menghubungkan berbagai organisasi yang saling berhubungan dan mempunyai tujuan yang sama, yaitu mengadakan pengadaan barang (procurement) atau menyalurkan (distribution) barang tersebut secara efisien dan efektif sehingga akan tercipta nilai tambah (value added) bagi produk tersebut.

Supply chain juga merupakan logistic network yang menghubungkan suatu mata rantai antara lain  suppliers, manufacturer, distribution, retail outlets, customers. Adapun aktivitas yang terlibat dalam supply chain management seperti yang telah disebutkan diatas yaitu aliran barang, aliran informasi, aliran transaksi dan aliran uang.

Adapun manfaatnya jika mengoptimalkan Supply Chain management yaitu :

1. Mengurangi inventory barang

Inventory merupakan bagian paling besar dari aset perusahaan yang berkisar antara 30%-40%. Oleh karena itu usaha dan cara harus dikembangkan untuk menekan penimbunan barang di gudang agar biaya dapat diminimalkan.

2. Menjamin kelancaran penyediaan barang

Kelancaran barang yang perlu dijamin adalah mulai dari barang asal (pabrik pembuat), supplier, perusahaan sendiri, whosaler, retailer, sampai kepada konsumen akhir.

3. Menjamin mutu

Mutu barang jadi ditentukan tidak hanya oleh proses produksinya, tetapi ditentukan oleh mutu bahan mentahnya dan mutu dalam kualitas pengirimannya.

4. Mengurangi jumlah supplier

Bertujuan untuk mengurangi  ketidakseragaman, biaya-biaya negosiasi, dan pelacakan (tracking).

5. Mengembangkan supplier partnership atau strategic alliance

Dengan mengadakan kerjasama dengan supplier (supplier partnership) dan  juga mengembangkan strategic alliance dapat menjamin lancarnya  pergerakan barang dalam supply chain management.

Aktivitas Rantai Pasokan

Menurut Gunasekaren terdapat empat aktivitas utama dalam manajemen rantai pasok yaitu : perencanaan (plan), sumber (source), membuat (make/assemble), dan pengiriman (deliver).

Klapper menyebut ke-empat aktivitas ini sebagai fungsi, yang memiliki definisi sebagai berikut:

• Perencanaan (plan): Proses yang memyeimbangkan permintaan dan penawaran agregat untuk membangun jalan terbaik dari tindakan yang memenuhi aturan bisnis yang ditetapkan.

• Sumber (source): Proses yang melakukan pengadaan barang dan jasa untuk memenuhi kebutuhan yang direncanakan atau aktual.

• Membuat (make): Proses yang mengubah barang ke tahap penyelesaian untuk memenuhi kebutuhan yang direncanakan atau aktual.

• Pengiriman (deliver): Proses yang menyediakan barang jadi dan jasa, termasuk manajemen pemesanan, manajemen transportasi, dan manajemen gudang, untuk memenuhi kebutuhan yang direncanakan atau aktual.

Selanjutnya menurut Heizer and Render manajemen rantai pasok mencakup aktivitas untuk menentukan :

1) Transportasi ke vendor.

2) Pemindahan uang secara kredit dan tunai.

3) Para pemasok.

4) Bank dan distributor.

5) Utang dan piutang usaha.

6) Pergudangan dan tingkat persediaan.

7) Pemenuhan pesanan.

8) Berbagi informasi pelanggan, prediksi, dan produksi.

Manajemen rantai pasok harus mencakup semua bagian diantaranya suppliers, produsen, distributor dan pelanggan, baik secara langsung maupun tidak langsung dalam memenuhi permintaan pelanggan. Rantai pasokan meliputi tidak hanya pada pembuat dan suppliers saja tetapi juga pengangkut, gudang, pengecer, dan bahkan pelanggan itu sendiri.
Pada tiap-tiap organisasi seperti perusahaan manufaktur, rantai pasokan meliputi seluruh fungsi-fungsi yang terlibat dalam penerimaan dan pengisian permintaan pelanggan. Fungsi ini termasuk dalam supply chain management, tetapi sifatnya tidak dibatasi, mengikuti perkembangan produk baru, pemasaran, operasi, distribusi, keuangan, dan customer service.

Rantai pasokan menimbulkan gambaran atas pergerakan produk atau pasokan dari supplier kepada pembuat produk, distributor, pengecer, pelanggan sepanjang rantai.
Supply chain management biasanya melibatkan variasi dari tingkat-tingkat. Tingkat-tingkat ini meliputi:

1. Pelanggan
2. Pengecer
3. Distributor
4. Pembuat produk
5. Komponen atau supplier bahan baku.

Gambar dari tingkat-tingkat rantai pasokan :

Penjelasan:
Tiap-tiap tingkat dari rantai pasokan dihubungkan melalui aliran produk, informasi, dan keuangan. Aliran ini biasanya terjadi secara langsung dan mungkin diatur oleh satu tingkat atau perantara. Tiap-tiap tingkat tidak ingin ditunjukkan dalam rantai pasokan. Rancangan rantai pasokan yang tepat tergantung pada kebutuhan pelanggan dan peran yang dijalankan oleh tiap-tiap tingkat yang terlibat.

Tujuan dari tiap rantai pasokan seharusnya untuk memaksimumkan keseluruhan nilai. Nilai dari rantai pasokan berbeda antara apakah hasil akhir tersebut berharga bagi pelanggan dan biaya rantai pasokan yang terjadi dalam pengisian permintaan pelanggan.

Rancangan, perencanaan, dan keputusan operasi menjalankan peran penting dalam kesuksesan atau kegagalan sebuah perusahaan.

Tahap-tahap dalam pembuatan keputusan rantai pasokan :

Ø  Strategi atau rancangan rantai pasokan

Ø  Selama tahap ini memberikan rencana pemasaran dan penentuan harga bagi produk, perusahaan memutuskan bagaimana struktur rantai pasokan pada beberapa tahun ke depan.

Ø  Perencanaan rantai pasokan.

Ø  Keputusan yang dibuat selama tahap ini kerangka waktu yang dipertimbangkan adalah seperempat tahun. Susunan rantai pasokan ditentukan fase strategic yang telah pasti. Susunan ini menentukan hambatan yang ada. Keberhasilan perencanaan untuk memaksimumkan surplus rantai pasokan yang dapat dihasilkan dengan perencanaan memberikan hambatan yang timbul selama fase design atau strategi.

Ø  Operasi rantai pasokan

Ø  Waktu yang digunakan disini adalah mingguan atau harian, dan selama fase ini perusahaan membuat keputusan berdasarkan order pelanggan individual.

Persediaan dalam Rantai Pasokan

Kunci keberhasilan dalam rantai pasokan adalah tersedianya bahan dan berjalannya aliran bahan. Dalam manajemen rantai pasokan, terdapat persediaan yang perlu dikelola dengan baik, yaitu:

1.      Bahan baku (raw materials)

Mata rantai bahan baku adalah ada di pabrik pembuat bahan baku ini, dan mata rantai terakhir ada di pabrik pembuat produk akhir (bukan di konsumen akhir). Bahan baku ini di pabrik pembuat produk akhir digabung dengan bahan penolong, dan dengan teknologi tertentu diolah menjadi bahan setengah jadi dan bahan jadi.

2.      Barang setengah jadi (work in process product)

Mata rantai barang setengah jadi bermula di pabrik pembuat bahan jadi. Bahan setengah jadi adalah hasil dari proses bahan baku. Bahan setengah jadi dapat langsung diproses di pabrik yang sama menjadi bahan jadi, tetapi dapat juga dijual  kepada konsumen sebagai komoditas. Jadi, akhir dari mata rantai akan sangat tergantung dari hal di atas, bisa pendek dan bisa panjang. Akhir mata rantai ada di konsumen akhir pengguna atau pembeli hasil produksi tersebut. Persediaan jenis ini adalah persediaan yag digunakan untuk menunjang pabrik pembuat barang jadi tersebut, yaitu untuk pemeliharaan, perbaikan, dan operasi peralatan pabriknya. Mata rantainya bermula dari pabrik pembuat material MRO tadi dan berakhir di perusahaan pembuat barang jadi tersebut, sebagai the final user (manufacturer).

3.      Barang komoditas (commodity)

Persediaan jenis ini adalah barang yang dibeli oleh perusahaan tertentu sudah dalam bentuk barang jadi dan diperdagangkan, dalam arti dijual kembali kepada konsumen. Di perusahaan tersebut, barang ini dapat diproses lagi, misalnya diganti bungkusnya atau diperkecil kemasannya, tetapi dapat juga dijual lagi langsung dalam bentuk asli seperti saat dibeli. Mata rantai persediaan jenis ini bermula dari pabrik pembuat komoditas tersebut dan berakhir pada konsumen akhir pengguna barang tersebut. Barang komoditas kadang-kadang juga disebut resales commodities, karena memang barang tersebut dibeli untuk dijual lagi dengan keuntungan tertentu.

4.      Barang proyek

Persediaan jenis ini adalah material dan suku cadang yang digunakan untuk membangun proyek tertentu, misalnya membuat pabrik baru. Mata rantai panjangnya hampir sama dengan MRO materials, jadi bermula dari pabrik pembuat barang-barang tersebut dan berakhir di perusahaan pembuat barang jadi yang dimaksud.

Proses Bisnis Rantai Pasokan

Pada manajemen rantai pasokan, aktivitas-aktivitas dibagi menjadi beberapa proses bisnis, antara lain:

1.      Customer Relationship Management (CRM) : Langkah pertama manajemen rantai pasok  adalah mengidentifikasi pelanggan utama atau pelanggan yang kritis bagi perusahaan. Aktivitas ini melibatkan tim pelayanan pelanggan (customer service) yang membuat dan melaksanakan program-program bersama, persetujuan produk dan jasa, serta menetapkan  tingkat kinerja tertentu untuk memenuhi kebutuhan pelanggan.

2.      Customer Service Management (CSM) : CSM merupakan sumber tunggal informasi pelanggan yang mengurus persetujuan produk dan jasa. Customer Service memberitahukan pelanggan informasi mengenai tanggal pengiriman dan ketersediaan produk melalui hubungannya dengan bagian produksi dan distribusi. Pelayanan setelah penjualan juga perlu, intinya harus secara efisien membantu pelanggan mengenai aplikasi dan rekomendasi produk.

3.      Demand Management : Proses ini harus menyeimbangkan kebutuhan pelanggan dengan kemampuan pasokan perusahaan, menentukan apa yang akan dibeli pelanggan dan kapan. Sistem manajemen permintaan yang baik menggunakan data point-of-sale dan data pelanggan “inti” untuk mengurangi ketidakpastian dan aliran yang efisien melalui rantai pasok.

4.      Customer Demand Fulfillment : Proses penyelesaian pesanan ini secara efektif memerlukan integrasi rencana kerja antara produk, distribusi dan transportasi. Hubungan dengan rekan kerja yakni anggota primer rantai pasok dan anggota sekunder diperlukan untuk memenuhi kebutuhan pelanggan dan mengurangi total biaya kirim ke pelanggan.

5.      Manufacturing Flow Management : Biasanya perusahaan memproduksi barang lalu dibawa ke bagian distribusi berdasarkan ramalan historik. Produk dihasilkan untuk memenuhi jadwal produksi. Seringkali produk yang salah mengakibatkan persediaan yang tidak perlu, meningkatkan biaya penanganan/penyimpanan dan pengiriman produk terhambat. Dengan manajemen rantai pasok, produk dihasilkan berdasarkan kebutuhan pelanggan. Jadi barang produksi harus fleksibel dengan perubahan pasar. Untuk itu diperlukan kemampuan berubah secara cepat untuk menyesuaikan dengan variasi kebutuhan massal. Untuk mencapai proses produksi tepat waktu dengan ukuran lot minimum, manajer harus berfokus pada biaya-biaya setup/perubahan yang rendah termasuk merekayasa ulang proses, perubahan dalam desain produk dan perhatian pada rangkian produk.

6.      Procurement : Membina hubungan jangka panjang dengan sekelompok pemasok dalam arti hubungan win-win relationship akan mengubah sistem beli tradisional. Hubungan ini adalah melibatkan pemasok sejak tahap desain produk, sehingga dapat mengurangi siklus pengembangan produk serta meningkatkan koordinasi antara engineering, purchasing dan supplier pada tahap akhir desain.

7.      Pengembangan Produk dan Komersialisasi : Untuk mengurangi waktu masuknya produk ke pangsa pasar, pelanggan dan pemasok seharusnya dimasukkan ke dalam proses pengembangan produk. Bila siklus produk termasuk singkat maka produk yang tepat harus dikembangkan dan dilauching pada waktu singkat dan tepat agar perusahaan kuat bersaing

8.      Return : Proses manajemen return yang efektif memungkinkan untuk mengidentifikasi produktivitas kesempatan memperbaiki dan menerobos proyek-proyek agar dapat bersaing. Ketersediaan return (return to available) adalah pengukuran waktu siklus yang di perlukan untuk mencapai pengembalian asset (return on asset) pada status yang digunakan. Pengukuran ini penting bagi pelanggan yang memerlukan produk pengganti dalam waktu singkat bila terjadi produk gagal. Selain itu, perlengkapan yang digunakan untuk scrap dan waste dari bagian produksi diukur pada waktu organisasi menerima uang cash.